La pregunta detrás de cada conversación con un proveedor
Cuando una empresa considera trasladar su procesamiento de pagos fuera de un banco, una pregunta subyace a todas las demás consideraciones: ¿qué ocurre con nuestro dinero mientras está en manos del proveedor? Una ejecución de nómina semanal puede significar la transferencia de cifras de seis o siete dígitos a una empresa que no es un banco, y los equipos financieros tienen razón al querer una respuesta clara y fáctica antes de hacerlo.
La respuesta se basa en dos conceptos que se mencionan con frecuencia en la publicidad de los proveedores, pero que rara vez se explican correctamente: la autorización de la FCA y la salvaguarda. Este artículo expone lo que significa cada uno en la práctica, qué cubre y qué no, y cómo verificar el estado de un proveedor por sí mismo.
Qué significa la autorización de la FCA para una institución de pago
En el Reino Unido, las empresas que prestan servicios de pago, ejecutando transferencias, operando cuentas de pago, prestando servicios de envío de dinero, deben estar generalmente autorizadas o registradas por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) en virtud de la normativa de servicios de pago de 2017. Una institución de pago autorizada ha sido evaluada por la FCA según requisitos que cubren, entre otras cosas, su capital, su gobernanza y controles, la idoneidad de las personas que la dirigen, y sus acuerdos para proteger los fondos de los clientes.
La autorización es un estado continuo, no un sello puntual. Las empresas autorizadas informan a la FCA y siguen sujetas a su supervisión y normas. Es importante ser preciso sobre lo que esto significa: la autorización confirma que una empresa ha cumplido y sigue cumpliendo las normas reglamentarias. No es un respaldo de la empresa por parte del regulador, y no es una garantía de resultados comerciales. Cualquier proveedor que presente la autorización de la FCA como cualquiera de esas cosas debe ser tratado con cautela; las empresas creíbles declaran su estado regulatorio como un hecho y lo explican con precisión.
Qué significa la salvaguarda, en términos sencillos
La salvaguarda es el mecanismo específico que protege el dinero del cliente en poder de una institución de pago autorizada. El requisito principal es la separación: los fondos relevantes recibidos de los clientes deben mantenerse separados del propio dinero de la empresa, normalmente en cuentas de salvaguarda designadas en una entidad de crédito, en lugar de mezclarse con el capital operativo de la empresa.
El propósito de esta separación es sencillo. El dinero que usted envía al proveedor para el procesamiento de pagos no es dinero de la empresa para usar en la gestión de su negocio. Se mantiene aparte, para que los fondos de los clientes sean identificables y estén protegidos como fondos de los clientes. En caso de que una empresa quiebre, el régimen de salvaguarda está diseñado para que los fondos de los clientes salvaguardados sean devueltos a los clientes, con esas reclamaciones teniendo prioridad sobre los acreedores ordinarios de la empresa con respecto al fondo salvaguardado.
La salvaguarda es un mecanismo diferente de la protección de depósitos que se aplica a los depósitos bancarios. Funciona mediante la separación de fondos en lugar de a través de un esquema de compensación, por lo que las instituciones de pago autorizadas describen el dinero del cliente como salvaguardado en lugar de utilizar la terminología de depósito bancario. La conclusión práctica para un equipo financiero es confirmar que un proveedor salvaguarda los fondos relevantes y puede explicar sus acuerdos claramente.
Cómo verificar el estado de un proveedor usted mismo
La verificación lleva minutos y debería ser una diligencia debida estándar antes de incorporar a cualquier proveedor de pagos. Busque la empresa en el Registro Público de Servicios Financieros de la FCA, que muestra si está autorizada o registrada, bajo qué régimen y con qué permisos. Compruebe que el nombre de la entidad legal y el número de registro en el registro coinciden con la entidad nombrada en su contrato; las estructuras de grupo pueden incluir múltiples entidades con diferentes estados. Luego pregunte directamente al proveedor cómo se salvaguardan los fondos de los clientes y dónde se mantienen las cuentas de salvaguarda; una empresa bien gestionada responderá con claridad.
Más allá del estado regulatorio, es razonable preguntar sobre los controles operativos que rodean su dinero: cómo se autentican las instrucciones de pago, qué pasos de doble control o verificación se aplican a los pagos salientes, y cómo el proveedor asegura que los fondos solo se desembolsan siguiendo las instrucciones del cliente. Estos controles, junto con la salvaguarda, son los que determinan la seguridad diaria en la práctica. Nuestro lista de verificación para proveedores de pagos masivos sitúa estas preguntas dentro de un marco de evaluación más amplio.
Por qué esto es importante específicamente para los pagos masivos
Los pagos masivos concentran la pregunta. Una empresa que realiza transferencias ocasionales mantiene fondos con un proveedor brevemente y en cantidades modestas. Una empresa de nóminas o una empresa paraguas que financia ciclos de pago semanales puede depositar rutinariamente grandes sumas con su proveedor antes de cada ciclo. Cuanto mayores y más frecuentes sean esos saldos, más importantes son el estado regulatorio del proveedor, los acuerdos de salvaguarda y los controles de pago, y más deben incluirse en sus criterios de selección de proveedores, junto con la velocidad, la validación y el coste.
Cómo Millbank FX mantiene y protege los fondos de los clientes
Millbank FX está autorizada por la Autoridad de Conducta Financiera como institución de pago (Reg. 787366). Los fondos de los clientes están salvaguardados: se mantienen en cuentas de salvaguarda, separadas de los fondos operativos de la empresa, y solo se desembolsan siguiendo las instrucciones del cliente. Los pagos salientes en nuestro servicio gestionado de pagos masivos están sujetos a un proceso de doble verificación antes de su liberación.
Hemos procesado más de 6 mil millones de libras esterlinas en pagos desde 2016 para empresas de nóminas, empresas paraguas, empresas de contratación y grandes empleadores, y los clientes tienen acceso directo al equipo que procesa sus pagos durante cada ciclo de pago.
Si está realizando una diligencia debida sobre proveedores de pagos, estaremos encantados de repasar en detalle nuestro estado regulatorio, nuestras medidas de salvaguardia y nuestros controles de pago. Reserve una llamada de 15 minutos y traiga sus preguntas.
